Điều 1: Nguyên tắc chung

AFT là tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tự nguyện, phi lợi nhuận của các tổ chức, cá nhân (dưới đây gọi là Hội viên) hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến nuôi trồng, sản xuất, chế biến và kinh doanh thực phẩm hoặc sản phẩm có liên quan đến thực phẩm nhằm thúc đẩy cung cấp thông tin minh bạch về thực phẩm, vì quyền lợi của Hội viên và sự nghiệp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, bảo vệ sức khoẻ cộng đồng, xây dựng nền sản xuất thực phẩm an toàn, lành mạnh và bền vững. Hội viên có thể là tổ chức dịch vụ hỗ trợ, cá nhân là chuyên gia, tham gia AFT theo quy định của Điều lệ Hiệp hội.

Quy chế này được Đại hội thành lập AFT thông qua với mục đích bảo vệ sự trong sáng và uy tín của cộng đồng AFT, xây dựng lòng tin của người tiêu dùng với sản phẩm lưu hành trên thị trường của Hội viên AFT. Quy chế này được điều chỉnh, sửa chữa khi nhận được đa số biểu quyết tại Đại hội nhiệm kỳ tổ chức 3 năm/lần hoặc Hội nghị toàn thể tổ chức 1năm/lần.

Điều 2: Giải thích thuật ngữ

1. Minh bạch: là công bố đầy đủ và đúng những gì thật sự diễn ra trong quá trình nuôi trồng- sản xuất-chế biến-phân phối sản phẩm để người tiêu dùng hiểu rõ và có niềm tin vào sản phẩm của doanh nghiệp. Nguyên tắc minh bạch là không nói sai sự thật, sai những nội dung đã cam kết.
2. Tiêu chuẩn kỹ thuật của Hiệp hội: là Tiêu chuẩn phù hợp với nhu cầu của nhiều Hội viên đi theo hướng sản xuất thực phẩm hữu cơ, thuận tự nhiên nhưng không trái với các tiêu chuẩn, quy định hiện có của Việt Nam. Ngoài tiêu chuẩn riêng, Hiệp hội công nhận các Giấy Chứng nhận đạt chuẩn sau: VietGAP, Global GAP, Hữu cơ và tiêu chuẩn an toàn thực phẩm của các tổ chức là bên thứ ba được công nhận ở Việt Nam cũng như trên thế giới.

Điều 3: Thành phần Hội viên

Hội viên của AFT bao gồm các thành phần sau:

• Doanh nghiệp đã và đang áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn được quy định bởi các cơ quan thẩm quyền quốc tế hoặc trong nước, được chứng nhận độc lập bởi bên thứ ba (tổ chức quốc tế hoặc trong nước, hoặc của AFT), tự nguyện minh bạch thông tin về quá trình nuôi trồng-sản xuất-chế biến-kinh doanh, tán thành Điều lệ, Quy tắc ứng xử nội bộ của AFT và có đơn xin gia nhập AFT.
• Doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn mực được quy định bởi các cơ quan thẩm quyền quốc tế hoặc trong nước, có kế hoạch cụ thể để nhận chứng nhận độc lập bởi bên thứ ba (tổ chức quốc tế hoặc trong nước hoặc của AFT), tự nguyện minh bạch thông tin về quá trình nuôi trồng-sản xuất-chế biến- kinh doanh, tán thành Điều lệ, Quy tắc ứng xử nội bộ của AFT và có đơn xin gia nhập AFT.
• Các Hội sản xuất thực phẩm, Viện nghiên cứu, các chuyên gia có chuyên môn liên quan lĩnh vực trồng trọt, chăn nuôi, an toàn thực phẩm, truy xuất nguồn gốc và chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy, tán thành Điều lệ, Quy tắc ứng xử nội bộ và tự nguyện có đơn xin gia nhập AFT.
• Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ liên quan thực phẩm an toàn, minh bạch tán thành Điều lệ, Quy tắc ứng xử nội bộ và có đơn xin gia nhập AFT.
• Các cá nhân là chuyên gia tự nguyện tham gia tư vấn, hỗ trợ cho Hội.

Điều 4: Thẩm tra Hội viên

1. Thẩm tra hồ sơ

Ngay trong giai đoạn vận động thành lập, phải thẩm tra xem doanh nghiệp đã nộp đủ hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị gia nhập
• Bản sao công chứng Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Bản sao Giấy Chứng nhận đạt chuẩn/kế hoạch đạt chuẩn (nếu có).

2 Thẩm tra thực tế

Trong thời gian 30 ngày sau khi nhận đủ hồ sơ nêu ở mục a, điều 4, Ban Chấp hành AFT cử đại diện đến doanh nghiệp để xác nhận thực tế về điều kiện tham gia AFT của doanh nghiệp.

 Trong thời gian 7 ngày, nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện, Ban Chấp hànhAFT công bố công nhận hội viên mới hoặc thông báo để doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung nâng cấp đạt tiêu chuẩntheo quy định.

Điều 5: Trách nhiệm AFT với Hội viên:

• Hỗ trợ Hội viên phát triển thị trường cho thực phẩm sạch, minh bạch thông tin và truy xuất nguồn gốc. 

• Phối hợp các nỗ lực xây dưng thương hiệu Thực phẩm minh bạch trên nền tảng tiêu chuẩn chung và Quy tắc ứng xử nội bộ của AFT. 

• Bảo vệ và giữ gìn các giá trị chung của AFT: Thương hiệu, danh tiếng và uy tín chung của cộng đồng sản xuất thực phẩm sạch, minh bạch thông tin. Ban hành tiêu chuẩn nội bộ về minh bạch thông tin và các tiêu chuẩn khác khi cần thiết. Quy định áp mã đối với cơ sở sản xuất của hội viên. 

• Theo dõi, tổ chức thẩm tra thường xuyên việc chấp hành Điều lệ, Quy tắc Ứng xử nội bộ, các tiêu chuẩn, minh bạch thông tin và đề xuất với doanh nghiệp giải pháp xử lý khi có vấn đề được phát hiện. 

• Phổ biến kiến thức phương pháp thực hành tốt về nuôi trồng-sản xuất-chế biến-kinh doanh và tư vấn giải pháp cho hội viên đạt được các chứng nhận. 

• Cung cấp thông tin, thay đổi nhận thức người tiêu dùng. 

• Mở các khóa đào tạo các kiến thức, kỹ năng có liên quan cho Hội viên. 

• Bảo vệ uy tín Hiệp hội, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của Hội viên. 

• Làm cầu nối, đề xuất và phản biện các chính sách của Chính phủ.

Điều 6: Trách nhiệm của Hội viên:

• Bảo vệ uy tín của AFT, góp phần xây dựng lòng tin của người tiêu dùng với sản phẩm an toàn, minh bạch thông tin, bằng việc thực hiện nghiêm túc, đầy đủ trách nhiệm của Hội viên quy định tại Điều lệ Hội và bản Quy tắc ứng xử nội bộ này. 

• Cung cấp thông tin truy xuất nguồn gốc/minh bạch với hàng hóa tiêu thụ trên thị trường theo tiêu chuẩn đã được thống nhất chung cho từng nhóm/loại sản phẩm. Tiêu chuẩn này sẽ được cập nhật thường xuyên tùy theo yêu cầu thực tế của thị trường hoặc của cơ quan thẩm quyền.
• Chia sẻ kinh nghiệm, thông tin cho các Hội viên để cùng xây dựng và phát triển ngành sản xuất thực phẩm sạch, an toàn, minh bạch thông tin. 
• Xây dựng và phát triển Hiệp hội, giới thiệu những doanh nghiệp mới tham gia AFT. 

• Hàng năm gửi báo cáo số liệu về sản lượng, cơ cấu thị trường và những biện pháp chính đã áp dụng để nâng cao chất lượng, an toàn thực phẩm đến Văn phòng AFT. 

• Không vì lợi ích riêng mà gây hại tới lợi ích chung của cộng đồng hoặc tổn hại đến quyền và lợi ích chính đáng của doanh nghiệp hội viên khác. 

• Đóng góp Hội phí và những khoản kinh phí khác theo nghị quyết của Đại hội toàn thể.

Điều 7: Thành lập Ban Chuyên môn

Các Ban Chuyên môn của AFT được thành lập để giúp Hiệp hội hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn phát triển, căn cứ trên đề nghị Hội viên hoặc Ủy viên Ban Chấp hành và được Ban Chấp hành chấp thuận bằng Nghị quyết.

Điều 8: Các Ban Chuyên môn và nhiệm vụ

Trong nhiệm kỳ đầu tiên, bên cạnh Ủy ban Kiểm tra được thành lập theo Điều lệ, các Ban Chuyên môn sau được thành lập trên cơ sở đề nghị của Trưởng Ban vận động thành lập Hiệp hội:

• Ban Thị trường: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên
  Nhiệm vụ: Giúp tổ chức và hỗ trợ phát triển thị trường thực phẩm minh bạch. Hỗ trợ xây dựng các kênh tiêu thụ theo chuỗi. Chủ trì tổ chức gian hàng tại các Hội chợ. Phối hợp Ban Công tác Hội viên tổ chức đào tạo về phát triển Thị trường.
• Ban Kỹ thuật: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên
  Nhiệm vụ: Xây dựng và cập nhật các tiêu chuẩn do AFT ban hành, đưa ra các Biên bản kiểm tra (check-list) để kiểm tra việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định bởi AFT, chủ trì tổ chức việc kiểm tra thực hiện Quy tắc Ứng xử nội bộ, tổ chức các Hội thảo, các khóa đào tạo về các vấn đề kỹ thuật. Hỗ trợ Hội viên áp dụng các tiêu chuẩn Kỹ thuật liên quan.
• Ban Công nghệ Thông tin: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên
  Nhiệm vụ: đưa ra chiến lược, lộ trình và giải pháp ứng dụng, phát triển nền tảng công nghệ thông tin cho Hiệp hội cũng như cho hội viên đáp ứng yêu cầu đổi mới của cách mạng kỹ thuật 4.0; Hỗ trợ Hiệp hội duy trì trang web, mạng xã hội; Phối hợp với Ban Kỹ thuật và Ban Công tác Hội viên tổ chức các khóa đào tạo cập nhật công nghệ mới.
• Ban Marketing & Quan hệ công chúng: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên
  Nhiệm vụ: Tổ chức các chiến dịch truyền thông, sử dụng các công cụ liên quan, tổ chức gặp gỡ người tiêu dùng, các fan group để xây dựng uy tín AFT, hỗ trợ phát triển thị trường thực phẩm an toàn, minh bạch. Phối hợp ban Công tác Hội viên tổ chức các khóa đào tạo về PR & Marketing.
• Ban Công tác Hội viên: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên.
  Nhiệm vụ: Theo dõi diễn biến tình hình hội viên, thúc đẩy công tác phát triển Hội Viên, tổ chức các Hội thảo cho các doanh nghiệp Nông nghiệp tìm hiểu về AFT. Tập hợp các kiến nghị của hội viên để phản ánh cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của Hội viên khi bị xâm phạm.
• Ban Kiểm tra: gồm có Trưởng Ban, 01 Phó Ban và các thành viên
  Ngoài những quy định tại Điều lệ, Ban Kiểm tra còn có nhiệm vụ: Kiểm tra việc chấp hành Điều lệ Hội và việc thực hiện các quy định tại Quy chế này. Phối hợp với Ban Kỹ thuật kiểm tra thực hiện Quy tắc ứng xử nội bộ. Kiểm tra viện thực hiện nhiêm vụ của Ban Thường vụ, các Ban chuyên môn, Kiểm tra chi tiêu tài chính của hội.

Điều 9: Nội dung thông tin minh bạch

Theo các tiêu chuẩn tương ứng đã được các doanh nghiệp trong chuỗi sản xuất thống nhất và được Ban Chấp hành AFT ký ban hành.

Điều 10: Kiểm tra thực hiện việc minh bạch thông tin

• Định kỳ 6 tháng hoặc ít nhất1 năm/lần, Ban Kỹ thuật sẽ cử tổ kiểm tra đến kiểm tra doanh nghiệp. Thời gian giữa hai đợt kiểm tra có thể ngắn hơn tùy theo yêu cầu của tình hình thực tế.
• Nội dung kiểm tra: độ chính xác và trung thực của thông tin truy xuất nguồn gốc/minh bạch căn cứ trên tiêu chuẩn minh bạch của sản phẩm tương ứng.
• Một tổ kiểm tra có ít nhất 3 thành viên đại diện 3 bên khác nhau. Tổ kiểm tra có thể bao gồm doanh nghiệp hội viên và chuyên gia hoặc cả 3 đại diện đều từ doanh nghiệp. Trường hợp tổ kiểm tra có 3 đại diện đến từ doanh nghiệp, sẽ cử 1 đại diện làm tổ trưởng. Trường hợp có chuyên gia tham gia tổ kiểm tra, chuyên gia sẽ làm tổ trưởng.

Điều 11: Trách nhiệm của Ban Kỹ thuật và Tổng Thư ký

• Phối hợp với Tổng Thư ký AFT, sắp xếp lịch kiểm tra trong năm, theo dõi thực hiện, tổng hợp kết quả và định kỳ hàng tháng báo cáo đến Ban Thường vụ AFT.
• Trưởng Ban Kỹ thuật có trách nhiệm thông báo trước ít nhất 1 tháng đến doanh nghiệp và chuyên gia độc lập dự kiến được cử đi kiểm tra về thời gian và nội dung kiểm tra, công khai trên trang web cũng như mạng xã hội của AFT. Cử tổ trưởng kiểm tra đối với nhóm doanh nghiệp.
• Tổng Thư ký có trách nhiệm bố trí phương tiện đi lại và chi phí lưu trú cho chuyên gia độc lập.
• Tổ trưởng kiểm tra thông báo đến doanh nghiệp được kiểm tra 3 ngày trước khi bắt đầu kiểm tra.
• Tổ Kiểm tra thực hiện việc kiểm tra và đánh giá việc đáp ứng Tiêu chuẩn của Doanh nghiệp căn cứ trên nội dung (check list) đã được Ban Kỹ thuật gửi đến.

Điều 12: Trách nhiệmcủa doanh nghiệp và tổ kiểm tra

• Mỗi doanh nghiệp có trách nhiệm luân phiên là doanh nghiệp tham gia tổ kiểm tra hoặc chịu sự kiểm tra của Đoàn kiểm tra.
• Kiểm tra trên tinh thần nghiêm túc, trách nhiệm, trung thực và hỗ trợ doanh nghiệp được kiểm tra, tránh thái độ tiêu cực, gây chia rẽ.
• Kiểm tra đúng các nội dung trên check list đã được gửi.
• Bố trí thời gian và cử đại diện phù hợp tham gia kiểm tra chéo.
• Tham gia ý kiến đóng góp vào kết luận chung của tổ kiểm tra do tổ trưởng dự thảo.
• Báo cáo kết quả kiểm tra được gửi đến doanh nghiệp được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày làm việc sau thời gian kết thúc kiểm tra. Tổ trưởng có trách nhiệm giải thích, phản hồi những ý kiến chưa rõ và tiếp thu những ý kiến thỏa đáng của doanh nghiệp chịu sự kiểm tra.
• Chịu trách nhiệm về phương tiện vận chuyển và chi phí liên quan cho đại diện của doanh nghiệp được cử tham gia tổ kiểm tra.

Điều 13: Trách nhiệm của Doanh nghiệp chịu sự kiểm tra

– Cam kết minh bạch đầy đủ và đúng các thông tin về quá trình nuôi trồng-sản xuất-chế biến-kinh doanh thực phẩm và thực hiện đúng các thông tin đã minh bạch.

• Chấp hành việc kiểm tra và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tài liệu và phương tiện làm việc của tổ kiểm tra.
• Lắng nghe, tiếp thu các ý kiến góp ý của tổ kiểm tra với tinh thần cầu thị, góp ý khi thấy cần thiết.
• Triển khai thực hiện các biện pháp sửa chữa theo góp ý của tổ kiểm tra và báo cáo kết quả đến văn phòng AFT trong thời gian chậm nhất là 1 tháng sau ngày kết thúc đợt kiểm tra/nhận được ý kiến kết luận của Lãnh đạo AFT. Trong trường hợp phát hiện lỗi nghiêm trọng thì chấp hành ý kiến kết luận của Lãnh đạo AFT và triển khai thực hiện theo quy định tại điều 12, Quy chế này.
• Bố trí ăn trưa cho đoàn kiểm tra và nơi nghỉ cho chuyên gia độc lập trong trường hợp cần nghỉ lại bằng với mức quy định đi công tác của đơn vị.

Điều 14: Xử lý kết quả kiểm tra

• Nhóm doanh nghiệp chịu tham gia kiểm tra chéo hoặc chuyên gia độc lập, sau khi đã lấy ý kiến các bên liên quan, gửi báo cáo kết quả kiểm tra trong thời gian chậm nhất là 1 tuần đến văn phòng AFT và đến doanh nghiệp chịu sự kiểm tra.
• Tổng thư ký có trách nhiệm tổng hợp theo dõi kết quả kiểm tra của từng doanh nghiệp, báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch cho ý kiến xử lý với những trường hợp vi phạm nghiêm trọng Điều lệ , Quy tắc ứng xử nội bộ của AFT. Chủ tịch/ Phó Chủ tịch thông báo đến doanh nghiệp liên quan ý kiến kết luận, yêu cầu thực hiện các biện pháp khắc phục hoặc thông báo xử phạt bằng các biện pháp khác nhau, không loại trừ việc chấm dứt tư cách hội viên đối những doanh nghiệp vi phạm những nguyên tắc chung làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, danh dự của AFT.

Điều 15: Kiểm tra, cấp Giấy Chứng nhận

• Kiểm tra để cấp Giấy Chứng nhận đạt chuẩn kỹ thuật của Hiệp hội được thực hiện trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp gửi đến Ban Kỹ thuật.
• Doanh nghiệp có nhu cầuđược cấp Giấy Chứng nhận đạt chuẩn của Hội cần phải hiểu rõ về các Tiêu chuẩn kỹthuật mà Hiệp hội ban hành, tiến hành nâng cấp ruộng đồng, nhà xưởng, cơ sở vật chất liên quan, ban hành các Quy định nội bộ và triển khai thực hiện phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn mà doanh nghiệp có nhu cầu được cấp Giấy Chứng nhận. Doanh nghiệp có thể đề nghị Ban Kỹ thuật hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp tại doanh nghiệp.
• Sau khi nhận đươc yêu cầu của Doanh nghiệp, Ban Kỹ thuật trao đổi với Tổng Thư ký để cử chuyên gia đến kiểm tra doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp cho chuyên gia những thông tin cần thiết và hướng dẫn chuyên gia đi thăm thực địa.
• Chuyên gia có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu của Tiêu chuẩn mà doanh nghiệp có nhu cầu được cấp Giấy Chứng nhận, chấm điểm theo thang điểm do Ban Kỹ thuật ban hành, thông báo cho Doanh nghiệp những sai lỗi cần khắc phục và báo cáo về Ban Kỹ thuật kết quả kiểm tra.
• Ban Kỹ thuật xem xét báo cáo kiểm tra của chuyên gia và cấp Giấy Chứng nhận đạt tiêu chuẩn cho Doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết có thể tổ chức kiểm tra, đánh giá lại.

Điều 16: Điều khoản thi hành

• Quy chế này có hiệu lực thực hiện sau khi được đa số đại biểu tham dự Đại hội toàn thể/Hội nghị thường niên biểu quyết tán thành.
• Trường hợp có nhiều ý kiến yêu cầu thay đổi một số điều khoản của Quy chế này, Tổng Thư ký có trách nhiệm tập hợp và trình Đại hội toàn thể/Hội nghị thường niên để điều chỉnh.